تفرض أجهزة الشرطة بالاقصر، تدابير أمنية مشددة يشرف عليها اللواءان منتصر ابوزيد مدير أمن الأقصر وممتاز فتحى مساعد وزير الداخلية المصرى لشرطة السياحة والاثار ، ويشارك فيها العميدان زكريا عباس وبهاء حامد من قيادات شرطة السياحة والاثار بجنوب مصر ، وذلك بهدف تأمين المؤتمر الذى يعتبر بحسب قول محافظ الأقصر اللواء طارق سعد الدين فرصة مهمة لاستعادة التدفقات السياحية الالمانية والأوروبية لمصر ن بجانب استعادة السياحة الثقافية بمصر لمكانتها بين الأنماط السياحية بالبلاد .
واستبقت سلطات محافظة الأقصر وصول ضيوف المؤتمر بارتداء ثوب جديد ، لاظاهر المدينة بصورة تتناسب وصورتها فى عيون زوراها من خبراء السياحة الألمان ، حيث جرى اضاءة الأشجار التى تمتد بطول كورنيش النيل وطريق مطار الأقصر الدولى وأشجار النخيل أمام فندق ونتر بالاس التاريخى ، وتعليق اعلام لاتحاد تكتلات المكاتب السياحية الألمانية OTA على أعمدة الانارة ، ورفع مستوى الخدمات فى كافة المزارات الأثرية والسياحية .
ويقيم المشاركون فى المؤتمر السنوى لاتحاد تكتلات المكاتب السياحية الألمانيةOTA فى خمس فنادق كبرى فى الأقصر وجرى اعداد 5 برامج سياحية متنوعة لهم سيجرى تنفيذها على هامش فعاليات المؤتمر التى تتضمن ورش عمل وجلسات حوارية ومعرض سياحي لشركات السياحة الألمانية والمصرية ، فيما يقام حفل ختام المؤتمر فى معبد الأقصر مساء الغد السبت .